人信息保护基本方針

关于正确处理个人信息的基本方针

南青山不动产株式会社（以下称「本公司」）为促进客户所提供的个人信息与员工的个人信息的保护和正确处理，建立个人信息保护体系，制定并公布以下个人信息保护方针（以下称「本方针」）。

1.遵守相关法令・指导方针等

本公司关于处理个人信息、遵守相关“个人信息保护的法律”（以下称为“个人信息保护法”）与个人信息保护委员会的指导方针。

2.定义

本方针使用的用语按照个人信息保护法的定义为主。

3.收集个人信息

本公司收集个人信息时，明确收集的目的，在达成该目的所需范围内，由合法并公正的方式进行操作。

4.使用目的

本公司将所提供的个人信息用于以下目的。

1. (1)为寻找交易方提供的相关物件信息（包括提供用于网络宣传、宣传单等相关物件信息）。
2. (2)为寻找交易方在指定分销机构（国土交通大臣根据《宅地建筑交易业法》指定的机构）的房源搜索系统（REINS）登入物件信息，以及成交后对指定分销机构提供合同信息（合同信息为成交的物件概要，签约日期，成交价格等信息，不包含姓名）。此外，指定分销机构将物件信息与合同信息，通过电子数据和纸质媒体等，提供给指定分销机构的会员的宅地建筑交易业者和公共机构的会员，用于《宅地建筑交易业法》规定的指定分销机构的业务。
3. (3)与客户履行房地产的买卖，租赁，买卖・租赁的中介・代理，租赁管理，建筑施工等相关签约，提供信息及服务。
4. (4)涉及房地产管理业务，与公寓等管理协会签订管理委托合同。
5. (5)房地产的买卖，租赁等相关的价格评估。此外，用于价格评估的合同信息，作为《宅地建筑交易业法》第34条的2第2项规定的“意见依据”可提供给中介的委托者。
6. (6)按照《宅地建筑交易业法》第49条规定作为账簿和资料保管。
7. (7)回复物件信息及其他本公司相关业务的咨询以及资料申请。
8. (8)发送对客户有用的本公司及合作方的信息或商品，相关售后服务，以及对管理维修等业务的相关通知等。此外，根据客户的要求，停止介绍。
9. (9)本公司的客户动向分析或商品开发等调查分析。
10. (10)改善并提高本公司提供的服务。
11. (11)本公司的以下业务相关顾客的合同履行，以及通过DM・电子邮件或其他方式进行招揽、广告等。
    
    1. [1] 仓库租赁运营、租赁、管理，以及中介业务
    2. [2] 餐厅业务
    3. [3] 各种食品、饮用水、酒类、一般日用品杂货、日常用具、家具、配件、室内用品、艺术品和古董的销售和进出口业务
    4. [4] 根据《古物营业法》销售二手商品
    5. [5] 依照住宅宿泊事业法的住宅宿泊事业、住宅宿泊管理业以及住宅宿泊仲介业
    6. [6] 提供住宿设施的经营、管理、仲介以及相关的咨询
    本公司可能增加或终止上述业务。
12. (12)其他伴随・有关本公司业务的义务履行及权力行使。
13. (13) 本公司员工的个人信息是用于相关的劳务管理，工资管理，社会保险管理，健康管理（“个人信息处理同意书”）

5.提供给第三者

本公司将所提供的个人信息按照以下情况提供给第三者。

1. (１) 在本人同意的情况下
2. (２) 在为达成上述4的使用目所需的范围内，委托全部或一部分的个人信息情况下
3. (３) 按照法令规定的情况下
4. (４) 为保护人的生命，身体，还有财产而有必要时，且难以征得本人同意的情况下
5. (５) 为改善公共卫生或促进儿童健全培育而有必要时，且难以征得本人同意的情况下
6. (６) 在国家机关，当地公共团体或者其受托方在执行法律规定的业务需要配合时，且征得本人的同意有可能会妨碍业务执行的情况下
7. (７) 因合并、公司分割、业务转让或其他原因发生继承的情况

６.个人信息的外部委托

本公司委托第三者处理个人信息时。按照个人信息保护管理体系对受托方进行必要且适当的监督。

7.安全管理措施的相关事项

本公司防止个人信息外流、消失、损毁等，为适当的管理，制定《个人信息处理规定》，按照此规定实施组织化、人为化、物理化、技術化安全管理措施。

【组织上的安全管理措施】

1. （1）除了指定负责处理个人资料的人员以外，还有处理个人资料的员工，以及该员工处理的个人资料的范围都明确化。如果发生个人资料外泄或发现其迹象时，按照公司内部建立的报告和联络体系，迅速查明事实，以及调查原因等，依照案例采取必要的措施。
2. （2）关于个人资料的处理状况，定期进行自我检查以外，由其他部门和外部各方进行审查。

【人员上的安全管理措施】

1. （1）每年至少一次定期进行员工训练。训练内容包括关于个人资料处理的规则和注意事项，以及介绍在其他公司发生过的事故案例。
2. （2）在工作规则与其他公司内部规定上订定员工在职期间和离职后的个人资料保密协议。

【物理上的安全管理措施】

1. （1）在处理个人资料的区域，采取员工的出入管理及限制其携带的设备。实施措施防止未经授权的人员查看个人数据。
2. （2）采取措施以防止个人资料的相关设备，电子媒体，以及文件失窃或丢失。在移动设备，电子媒体，包括在办公室内移动时应实施使用密码锁防止容易泄漏个人资料的措施。
3. （3）在销毁个人资料时，使用碎纸机或焚烧方式进行物理销毁，确保资料无法复原。

【技术上的安全管理措施】

1. （1）实施访问控制，限制负责人的范围和处理个人资料库等范围。
2. （2）有导入了保护机制，免受未经授权访问与未经授权软件。

【了解外部环境】

1. 若需要在国外处理个人资料时，调查转移所在国的个人资料保护制度，并与转移后的经营者签订适当的契约等，实施安全管理措施。

8.披露个人信息

本公司收到本人或其代理人要求披露相关个人信息等资料时，以下情况除外，将立即回复。

有可能伤害本人或者第三者的生命，身体，财产，其他权力利益的情况

对本公司业务正常执行造成不利影响的情况

属于违反法令行为的情况

9.认定个人资料保护团体的名称以及投诉解决的联系方式

本公司是由个人资料保护委员会认定的个人资料保护组织「一般社团法人　日本个人情报管理协会（JAPiCO）」的事业者，以下是申请关于个人资料处理的投诉・咨询的联系方式。

一般社团法人日本个人情报管理协会（JAPiCO）
申请投诉的联系方式
咨询・投诉受理窗口
地址　〒108-0074　东京都港区高轮二丁目15番8号　Grace大楼泉岳寺前
TEL：03-6311-7161　FAX：03-4415-2032

10.本公司个人信息的相关申请・咨询窗口

对本方针有任何意见・要求・咨询等，或要求披露・更正・停止使用・删除个人信息，请通过以下方式联系。

11.不断改善基本方针

本公司将适当审查个人信息处理的运用状况，并努力持续改进，并可能根据需要更改本基本方针。 如有更改，将通过本公司官网进行公告来通知您。 但是，对于法律上需要客户同意的变更，将通过本公司规定的方式取得客户的同意。

制定日 2020年9月1日
改定日 2023年6月1日
南青山不动产株式会社
法人代表 田畑　亮

关于个人编号与特定个人信息的正确处理的基本方针

南青山不动产株式会社（以下称“本公司”）为了推进个人编号与特定个人信息（以下称“特定个人信息等”）的正确处理，制定并公布以下基本方针。

1.遵守相关法令・指导方针等

本公司对于个人信息等处理将遵循“行政手续上识别特定个人编号使用等相关法律”（以下称“My Number法”)、以及“特定个人信息的正确处理指导方针（事业者编）”、“个人信息保护相关法律”（以下称“个人信息保护法”），以及遵守主管机关的指导方针。

2.使用目的

本公司将所提供的特定个人信息等用于以下目的。

(1) 交易方的特定个人信息等
关于房产交易的付款清单制作事务
关于报酬，费用，签约金及奖金的付款清单制作事务

(2) 股东的特定个人信息等
关于红利及余款的分配的付款清单制作事务

(3) 本公司员工等的特定个人信息等

【税务】
源泉征收票制作事务
抚养控除等（异动）申告书，保险费控除申告书兼工资收入者的配偶者特别控除申告书制作事务

【社会保险】
健康保险・厚生养老保险提交，申请・请求事务
雇佣保险・劳动保险提交，申请・请求，证明书制作事务

(4) 本公司员工等的配偶者及亲族等的特定个人信息等

【税务】
源泉征收票制作事务
抚养控除等（异动）申告书，保险费控除申告书兼工资收入者的配偶者特别控除申告书制作事务

【社会保险】
健康保险・厚生养老金保险提交事务

3.安全管理措施的相关事项

本公司为了适当管理其他个人编号，防止特定个人信息等的流出，消失或损毁，遵守另外制定的“个人编号及特定个人信息处理规则”。

4.委托处理

本公司委托第三者处理特定个人信息等时，按照My number法及个人信息保护法，对受托方进行必要且适当的监督。

5.不断改善

本公司不断努力改善特定个人信息等的处理。

6.特定个人信息等公开

本公司收到本人或其代理人要求披露相关特定个人信息等保有个人资料时，以下情况除外，将立即回复。

有可能伤害本人或第三者的生命，身体，财产，其他权力利益的情况
对本公司业务正常执行造成不利影响的情况
属于违反法令行为的情况
关于披露特定个人信息等咨询，及问题投诉等，请通过以下方式联系。

制定日 2020年9月1日
改定日 2021年4月1日
南青山不动产株式会社
法人代表 田畑　亮

信息安全基本方针

南青山不动产株式会社（以下称“本公司”。）为持续通过不动产给客户提供高质量的服务，保护客户和合作伙伴所委托的，以及本公司的商业机密・个人信息等重要资产免受各种安全威胁，为获得客户及社会的信赖，制定以下信息安全基本方针。

1.根据信息安全基本方针来维护・运营管理体系

本公司将在经营者的主导下，有组织性并持续改善・提升信息安全。

2.信息安全的运用状况评估・持续改善

本公司设立专属部门来维持及改善信息安全，并将信息安全政策确立为正式的内部规则。

3.遵守法令和合同的要求事项

我们将遵守业务活动中使用的信息安全相关的法令、规制、规范以及与客户合同的安全要求事项。

4.实施加强信息安全的教育・训练

为使员工意识到信息安全的重要性，本公司将定期实施教育・训练，努力维持・提高安全水平。

5.违规及事故处理

如果本公司确认到违反信息安全相关的法令、规制、规范和客户签订的合同时，将根据就业规则进行严厉处罚。此外，一旦发生信息安全事故，将与相关机构合作，迅速防止损害扩大、恢复，并采取措施防止再次发生。

制定日 2020年9月1日
南青山不动产株式会社
法人代表 田畑　亮