26日,國土交通省召開了公寓管理領域「聘用外部專家等工作小組」第一次會議(由早稻田大學法學學術界法務研究科教授鎌野邦樹擔任主席)。)。
近年來,由於管理協會人員短缺,由管理公司自己擔任受委託之公寓管理者的案例增加。 在2016年修訂的《公寓標準管理規定》中,制定了防止利益衝突交易的規定,以及聘請外部專家時應注意的事項指南,但沒有考慮到管理公司作為管理者的情況。此外,即使指定管理公司擔任專職管理人,公寓管理合法化法仍然適用,但目前的情況是,該法適用的具體情況尚不清楚。
因此,鑑於目前外部專家、管理公司以及其他非業主在管理組合中擔任管理者的案例不斷增加,工作組決定討論8月份公佈的「未來公寓政策方向研究會總結」,以期制定指導方針,指出有關此類管理的注意事項。
在首次會議上,工作小組的秘書處解釋了管理公司作為管理者的情況以及公寓管理合法化法的解釋和實施。 基於這些訊息,提出了今後需要討論的議題。
此外,該工作小組稱非業主擔任管理者的情況為「第三方管理者方式」。 主要研究對象為新建公寓和現有公寓,並將進一步討論。
關於今後的議題包括:(1)在現有公寓中引入第三方管理方式的流程,(2)新建公寓中關於第三方管理者方式的說明,(3)管理組合運作方式(管理者權限範圍等 ),(4)關於第三方管理者方式下管理組合資產的分開管理方式,(5)管理公司退出管理者職位的流程,(6)在日常管理中期望的利益衝突交易等流程和資訊揭露方式 ,(7)在大規模修繕工程中期望的流程和資訊揭露方式,(8)監事的設立和審計方式。 關於(4),基於實地調查,討論了明確化避免隨意取款的措施。 在(6)中,考慮到管理組合可能面臨的不利情況以及需要快速解決的問題,將研究期望的流程和資訊揭露方式。
委員們提出了意見:「在考慮新建公寓時,想了解諸如目前有多少公寓使用第三方管理系統等資訊。」、「是否有必要單獨討論如何對管理不善的公寓進行討論,包括與地方政府的合作」「管理人員不得管理管理協會持有的帳戶印章等。」然而,還應考慮防止詐欺發生的預防措施,也有必要討論管理公司的內部控制。
該工作小組計劃在未來召開4次會議,並計劃在2024年3月底前完成修訂「外部專家利用指南」的總結。
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