個人資料保護基本方針

個人資料正當使用之基本方針

東京南青山不動產有限公司(以下稱「本公司」。) 為促進公司內部保護其顧客及從業人員所提供的個人資料並適當妥善處理，因此建立個人資料保護與管理系統，以下為個人資料保護方針所制定之規範(以下稱「該方針」。)。

1.遵守相關法令・準則等

針對個人資料之管理，本公司遵守「個人資料保護相關法律」（以下稱作「個人資料保護法」。）及個人資料保護委員會之準則。

2.定義

該方針所提及之用語為參照個人資料保護法所訂定之用語。

3.個人資料取得

本公司在取得個人資料時，有明確的蒐集目的，其蒐集目的所需要之必要範圍內，我們將合法及妥善的方式處理。

4.使用目的

本公司所收到之個人資料將作為以下用途使用。

1. (１) 作為交易對象搜尋物件相關情報時提供（包含網路宣傳、發行宣傳單等刊登廣告宣傳時所提供）。
2. (２) 作為交易對象搜索的指定流通機構（根據日本宅地建物交易業法，國土交通大臣指定認可機構。）的物件搜索系統（REINS）內的登錄情報，以及契約成立後，於指定流通機構，提供成交情報（成交情報是成交物件的物件概要、契約年月日、成交價格等情報，不包含姓名。）。此外，指定流通機構內物件情報及成交情報，提供指定流通機構會員宅地建物交易業者及公共組織電子檔與紙本媒體，根據宅地建物交易業法規定可作為指定流通機構之業務使用。
3. (３) 與不動產的買賣及租賃、買賣租賃之仲介・代理、租賃管理、建築設計施工等相關之履行與顧客之間的契約，提供服務及情報。
4. (４) 伴隨不動產管理業務，履行公寓大樓等管理委員會所締結的管理委託契約業務。
5. (５) 相關不動產買賣、租賃等價格評估。此外，用於價格評估的成交情報，根據宅地建物交易業法第34條之2第2項規定「作為意見之根據」，可提供給仲介委託人。
6. (６) 根據宅地建物交易業法第49條可作為帳簿及其資料之保管。
7. (７) 物件情報及本公司服務相關諮詢與資料申請之對應。
8. (８) 發送認為對顧客有用之本公司及合作廠商的介紹及商品，相關售後服務，以及管理方面的維護等相關業務通知。此外，若顧客提出請求，我們將停止提供介紹。
9. (９) 本公司的顧客動向分析及商品開發等調査分析。
10. (10) 改善及提升本公司提供之服務。
11. (11) 關於本公司下列執行的事業項目，顧客之間履行契約，以及通過DM、電子郵件和其他方式進行招攬和宣傳等。
    
    1. [1]倉庫租借營運、租賃、管理、以及仲介業務
    2. [2]餐飲業
    3. [3]各種食品、飲用水、酒類、一般日用品雜貨、日常用具、傢俱、配件、室內用品、藝術品和古董之銷售和進出口業
    4. [4]《古物營業法》規定的古物商業
    5. [5]依照住宅宿泊事業法的住宅宿泊事業、住宅宿泊管理業以及住宅宿泊仲介業
    6. [6]提供住宿設施的經營、管理、仲介以及相關的諮詢
    公司的上述業務可能會增加或停止。
12. (12) 其他本公司事業所相關連之義務履行以及行使之權利時。
13. (13) 本公司從業人員之個人情報於勞務管理、薪資管理、社會保險管理、健康管理（「個人情報處理同意書」）

5.提供予第三方

本公司所取得的個人資料，下列情況下提供給第三方。

1. (１) 在本人同意的情況下
2. (２) 為達成上述4.使用目的所需的範圍內，委託處理個人資料全部或一部分的情況下。
3. (３) 依照法律規定情況下
4. (４) 為保護人的生命、身體或財產而有必要，且難以取得本人同意的情況下。
5. (５) 為了提升公共衛生及促進兒童的健全發展，在特別必要且難以取得本人同意的情況下。
6. (６) 必須協助國家機關或地方公共團體或者受其委託者，執行法令規定事務，且取得本人同意恐有阻礙執行該事務之疑慮時
7. (７) 合併、公司分割、或營業轉讓等其他事由繼承的情況下

６.個人資料之外部委託

本公司委託第三方處理個人資訊時，遵守個人資料保護與管理系統，對承包商進行必要且和適當的監督。

7.安全管理措施相關事項

本公司為了防止個人資料外流、消失、毀損，並採取適切的管理，制定「個人資料處理規定」，基於該規定實施組職、人、物理、技術等的安全管理措施。

【組織上的安全管理措施】

1. (１)除了指定負責處理個人資料的人員之外，還有處理個人資料的員工，以及該員工處理之個人資料的範圍都明確化。若發生個人資料外洩或發現其跡象時，根據公司內部建立的報告和聯絡體制，迅速查明事實，以及調查原因等，依照案情採取必要的措施。
2. (２)關於個人資料之處理狀況，定期進行自我檢查之外，由其他部門和外部各方進行審計。

【人員上的安全管理措施】

1. (１)每年至少一次定期進行員工訓練。訓練內容包括關於個人資料處理之規則和注意事項，以及介紹在其他公司發生過的事故案例。
2. (２)在工作規則與其他公司內部規定上訂定員工在職期間和離職後的個人資料保密義務

【物理上的安全管理措施】

1. (１)在處理個人資料的區域，採取員工的進出管理和限制其攜帶的設備。實施措施防止未經授權的人員查看個人數據。
2. (２)採取措施以防止個人資料之相關設備，電子媒體，以及文件等失竊或丟失。在移動設備、電子媒體等，包括在辦公室内移動時應實施使用密碼鎖防止容易洩漏個人資料的措施。
3. (３)在銷毀個人資料時，使用碎紙機或焚燒方式進行物理銷毀，確保資料無法復原。

【技術上的安全管理措施】

1. (１)實施訪問控制，限制負責人的範圍和處理的個人資料庫等範圍。
2. (２)有導入了保護機制，免受未經授權訪問與未經授權軟件。

【了解外部環境】

1. 若需要在國外處理個人資料時，調查移轉所在國的個人資料保護制度，並與移轉後的經營者簽訂適當的契約等，實施安全管理措施。

8.公開個人資訊

本公司收到本人或其代理人的相關個人資料等，除了以下狀況，收到請求公開個人資料時，應盡速回應。

・恐造成本人或第三方之生命、身體、財產或其他權益受損之疑慮時

・對本公司業務正常執行上，造成重大不利影響之風險時。

・屬違法行為時

9.認定個人資料保護團體的名稱以及客訴解決的聯絡方式

本公司為受個人資料保護委員會認定之個人資料保護組織「一般社團法人　日本個人情報管理協会（JAPiCO）」認定之事業者。
個人資料相關之投訴・諮詢的聯絡方式為以下內容。
一般社團法人日本個人情報管理協会（JAPiCO）
投訴聯絡方式
諮詢・客訴窗口
地址 〒108-0074　東京都港區高輪二丁目15番8號　Grace大樓泉岳寺前
TEL： 03-6311-7161　FAX： 03-4415-2032

10.本公司個人資料相關之請求・諮詢窗口

對該方針相關意見、要求、諮詢，個人資料之公開、訂正、停止利用，刪除的要求，請至以下窗口聯繫。

11.持續改善本基本方針

本公司力求持續改進，不時修訂個人資料保護之運用政策，必要時可能會變更本基本方針。若有變更，將於本公司官網上進行公告。但，基於法令規範下，需客戶同意後之變更程序，將按照本公司所訂定之方法徵得同意。

制定日　2020年9月1日
修訂日　2023年6月1日
東京南青山不動產有限公司
代表董事　田畑　亮

個人編號及特定個人資料之正確處理基本方針

南青山リアルエステート株式会社(東京南青山不動產有限公司)（以下稱「本公司」。）為促進正確處理個人編號以及特定個人資料 (以下稱「特定個人資料等」)制定了以下基本方針並公佈。

1.遵守相關法律和準則

本公司對於個人資料的處理將遵守「行政手續上為識別特定個人編號利用之相關法律」(以下稱「編號法(My Number法)」)、「特定個人資料的正確處理指南（事業者編）」、「個人資料保護相關法律」（以下稱「個人資料保護法」），以及遵守主管機關之方針。

2.利用目的

本公司將收集到的個人資料用於以下之目的。

(1) 交易對象之特定個人資料
・不動產交易相關付款記錄製作事務
・報酬、費用、契約金，以及獎金相關的付款記錄製作事務。

(2) 股東之特定個人資料
分配股息以及盈餘有關的付款記錄製作事務

(3) 本公司從業人員等特定個人資料等

【稅務】
・源泉徵收票製作事務
・扶養減免等（異動）申告書、保險費減免申告書兼薪資所得者之配偶者特別減免申告書製作事務

【社會保險】
・健康保險・厚生年金保險提出、申請・請求事務
・雇用保險・勞災保險提出、申請・請求、証明書製作事務

(4) 本公司員工的配偶以及親屬等之特定個人資料等

【稅務】
・源泉徵收票製作事務
・扶養減免等（異動）申告書、保險費減免申告書兼薪資所得者之配偶者特別減免申告書製作事務

【社會保險】
健康保險・厚生年金保險提出事務

3.安全管理相關措施事項

本公司應適當管理特定個人資料等外流、消失又或是毀損的關係，另制定其「個人編號及特定個人資料使用規章」，並遵守之。

4.處理委託

本公司委託第三方處理特定個人資料時，本公司必須遵守編號法(My Number法)及個人資料保護法，對於委託方執行必要且正確的監督。

5.持續的改善

本公司致力於特定個人資訊等處理上持續改善。

6.特定個人資訊等公開

本公司收到本人或其代理人的相關個人資料等，除了下列狀況外，收到請求公開個人資料時，應盡速回應。

・恐造成本人或第三方之生命、身體、財產或其他權益受損之疑慮時
・對本公司業務正常執行上，造成重大不利影響之風險時
・屬違法行為時
特定個人資訊等公開之相關來信諮詢，以及申訴與諮詢管道請參照下方資訊列表。

制定日　2020年9月1日
修訂日　2021年4月1日
東京南青山不動產有限公司
代表董事　田畑　亮

資訊安全政策基本方針

南青山リアルエステート株式会社(東京南青山不動產有限公司)（以下稱「本公司」。）為持續為客戶提供不動產交易的優質服務，保護顧客和交易對象，委託並交付給我們的商業機密和個人資訊等重要資產免受各種安全威脅，讓社會大眾及顧客安心並持續信賴我們，因此制定了下列資訊安全政策基本方針。

1. 資訊安全政策基本方針建立於管理體制的維護・經營

本公司經營者所主導將有組織性的，持續致力針對情報安全基本方針進行改善及提升。

2. 資訊安全政策基本方針之運用狀況評估・持續改善

本公司設立專屬部門，以維持及改善資訊安全，並在公司內部訂定正式的資訊安全政策之規範。

3. 遵守法令、契約上的要求事項

本公司遵守與顧客之間業務活動中的安全要求事項，以及資訊安全相關之法令、規制、規範。

4. 為強化資訊安全政策基本方針所實施之教育及訓練

本公司應徹底育從業人員資訊安全政策的重要性，定期實施教育訓練，致力維持提升資訊安全等級。

5.違反及事故相關對應

本公司若確認到違反其個人資料安全之相關法令、規制、規範及與顧客之間契約違反時，依照就業規則嚴正適當處置該行為。此外，發生資訊安全事故時我們將其聯合相關機構，迅速處理防止危害擴大、執行修復動作、並採取防止再次發生之措施。

制定日　2020年9月1日
東京南青山不動產有限公司
代表董事　田畑　亮