個人情報保護基本方針

個人情報の適正な取扱いに関する基本方針

南青山リアルエステート株式会社（以下「当社」といいます。）は、お客様よりご提供いただいた個人情報ならびに従業者の個人情報の保護と適正な取扱いを組織として推進するため、個人情報保護マネジメントシステムを構築し、以下のとおり個人情報保護方針（以下「当方針」といいます。）を制定の上、公表します。

1.関係法令・ガイドライン等の遵守

当社は、個人情報の取り扱いに関し、「個人情報の保護に関する法律」（以下「個人情報保護法」といいます。）及び個人情報保護委員会のガイドラインを遵守します。

2.定義

当方針において使用する用語は、個人情報保護法の定義に拠ることとします。

3.個人情報の取得

当社は、個人情報を取得する際には、収集する目的を明確にし、その目的達成に必要な限度において、適法かつ公正な手段によって行います。

4.利用目的

当社は、ご提供を受けた個人情報を、以下の目的で利用します。

1. (１) 取引の相手方探索のための物件に関する情報提供（インターネット、チラシ等広告をするための物件に関する情報提供を含む）。
2. (２) 取引の相手方探索のための指定流通機構（宅地建物取引業法により、国土交通大臣の指定を受けた機構。）の物件検索システム（レインズ）への物件情報の登録、及び、契約成立後、指定流通機構に対する、成約情報（成約情報は、成約した物件の、物件概要、契約年月日、成約価格などの情報で、氏名は含まない。）の提供。なお、指定流通機構は、物件情報及び成約情報を、指定流通機構の会員たる宅地建物取引業者や公的な団体に電子データや紙媒体で提供することなどの宅地建物取引業法に規定された指定流通機構の業務のために利用します。
3. (３) 不動産の売買、賃貸、売買・賃貸の仲介・代理、賃貸管理、建築工事等に関するお客様との契約の履行、情報及び役務の提供。
4. (４) 不動産管理業務を伴う場合には、マンション等の管理組合で締結した管理委託契約業務履行。
5. (５) 不動産の売買、賃貸等に関する価格査定。なお、価格査定に用いた成約情報は、宅地建物取引業法第34条の2第2項に規定する「意見の根拠」として仲介の依頼者に提供することがあります。
6. (６) 宅地建物取引業法第49条に基づく帳簿及びその資料としての保管。
7. (７) 物件情報その他当社の役務に関するお問い合わせや資料請求への対応。
8. (８) お客様にとって有用と思われる当社及び提携先のご案内や商品の発送、関連するアフターサービス、また、管理においてのメンテナンス等の業務に関するお知らせ等。なお、お客様からのお申出をいただいた場合、ご案内は停止いたします。
9. (９) 当社の顧客動向分析または商品開発等の調査分析。
10. (10) 当社の提供する役務の改善及び向上。
11. (11) 当社の以下事業に関するお客様との契約の履行、及びDM・電子メールその他の方法による勧誘、広告等。
    
    1. [１]トランクルームの運営、賃貸、管理及び仲介業務
    2. [２]飲食業
    3. [３]各種食料品、飲料水、酒類、一般日用品雑貨、什器、家具、建具、インテリア用品、美術品、骨董品の販売及び輸出入業
    4. [４]古物営業法による古物商業
    5. [５]住宅宿泊事業法に基づく住宅宿泊事業、住宅宿泊管理業及び住宅宿泊仲介業
    6. [６]宿泊施設の経営、管理及び仲介並びにこれらのコンサルティング
    上記当社の事業は増加、廃止される場合があります。
12. (12) その他当社事業に付随・関連する義務の履行及び権利の行使。
13. (13) 当社従業者の個人情報は、労務に関する管理、給与に関する管理、社会保険に関する管理、健康に関する管理（「個人情報取扱同意書」）

5.第三者提供

当社は、ご提供を受けた個人情報を、以下の場合に第三者へ提供します。

1. (１) ご本人の同意がある場合
2. (２) 上記4の利用目的の達成に必要な範囲内において個人情報の取扱いの全部又は一部を委託する場合
3. (３) 法令の規定に基づく場合
4. (４) 人の生命、身体、または財産の保護のため必要がある場合であって、ご本人の同意を得ることが困難である場合
5. (５) 公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、ご本人の同意を得ることが困難である場合
6. (６) 国の機関もしくは地方公共団体またはその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合で、ご本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがある場合
7. (７) 合併、会社分割、営業譲渡その他の事由による承継の場合

６.個人情報の外部委託

当社は、個人情報の取り扱いを第三者に委託することがあります。この場合、当社は、個人情報保護マネジメントシステムに従って、委託先に対する必要かつ適切な監督を行います。

7.安全管理措置に関する事項

当社は、個人情報の漏えい、滅失又は毀損の防止等、適切な管理のために、「個人情報取扱規程」を定め、同規程に基づき組織的、人的、物理的、技術的安全管理措置を実施します。

【組織的安全管理措置】

1. (１)個人情報の取扱いに関する責任者を設置するとともに、個人情報を取り扱う従業者および当該従業者が取り扱う個人情報の範囲を明確化し、個人情報の漏えい等の事案の発生または兆候を把握した場合には、当社内で定める報告連絡体制に則り、迅速な事実関係の調査や原因の究明等、事案に応じ、講ずべき必要な措置を行います。
2. (２)個人情報の取扱状況について、定期的に自己点検を実施するとともに、他部署や外部の者による監査を実施しています。

【人的安全管理措置】

1. (１)個人情報の取扱いにおけるルールや留意事項、他社で起きた事故事例等について、従業者に最低年1回の定期的な研修を行っています。
2. (２)従業者の在籍中ならびに退職後における個人情報の守秘義務について、就業規則やその他社内規定に定めています。

【物理的安全管理措置】

1. (１)個人情報を取り扱う区域において、従業者の入退室管理および持ち込む機器等の制限を行うとともに、権限を有しない者による個人データの閲覧を防止する措置を実施しています｡
2. (２)個人情報を取り扱う機器、電子媒体及び書類等の盗難又は紛失等を防止するための措置を講じるとともに、事業所内の移動を含め、当該機器、電子媒体等を持ち運ぶ場合、パスワードロックを施し、容易に個人情報が判明しないよう措置を実施しています。
3. (３)個人情報の破棄にあたっては、溶解やシュレッダー処理等を行い、復元ができない処理を行っています。

【技術的安全管理措置】

1. (１)アクセス制御を実施して、担当者および取り扱う個人情報等の範囲を限定しています。
2. (２)個人情報を取り扱う情報システムを外部からの不正アクセスまたは不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入しています。

【外的環境の把握】

1. 個人情報を外国で取り扱う必要がある場合は、移転先国における個人情報の保護に関する制度を調査し、移転先の事業者等と適切に契約を締結する等の安全管理措置を実施します。

8.個人情報等の開示

当社は、ご本人又はその代理人から、当該個人情報等に係る保有個人データの開示の求めがあったときは、次の各号の場合を除き、遅滞なく回答します。

・ご本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合

・当社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合

・法令に違反することとなる場合

9. 認定個人情報保護団体の名称および、苦情の解決の申出先

当社は、個人情報保護委員会の認定を受けた認定個人情報保護団体である「一般社団法人　日本個人情報管理協会（JAPiCO）」の対象事業者となっており、個人情報の取扱いに関する苦情・相談の解決の申出先は以下のとおりです。

一般社団法人日本個人情報管理協会（JAPiCO）
苦情の解決の申出先
相談・苦情受付窓口
住所　〒108-0074　東京都港区高輪二丁目15番8号　グレイスビル泉岳寺前
TEL： 03-6311-7161　FAX： 03-4415-2032

10.当社の個人情報に関するお申出・お問い合わせ窓口

当方針に関するご意見・ご要望・お問い合わせ等、個人情報の開示・訂正・利用停止・消去のご請求は、下記へご連絡をお願いいたします。

11.本基本方針の継続的改善

当社は、個人情報の取扱いに関する運用状況を適宜見直し、継続的な改善に努めるものとし、必要に応じて、本基本方針を変更することがあります。変更した場合には、当社ウェブサイト上に掲載する方法により通知いたします。但し、法令上お客様の同意が必要となる変更については、当社所定の方法によりお客様の同意を得るものとします。

制定日　2020年9月1日
改定日　2023年6月1日
南青山リアルエステート株式会社
代表取締役社長　田畑　亮

個人番号及び特定個人情報の
適正な取扱いに関する基本方針

南青山リアルエステート株式会社（以下「当社」といいます。）は、個人番号および特定個人情報（以下「特定個人情報等」といいます。）の適正な取扱いを組織として推進するため、以下基本方針を制定の上、公表します。

1.関係法令・ガイドライン等の遵守

当社は、特定個人情報等の取り扱いに関し、「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」（以下「マイナンバー法」といいます。）及び「特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン（事業者編）」、並びに「個人情報の保護に関する法律」（以下「個人情報保護法」といいます。）及び主務官庁のガイドラインを遵守します。

2.利用目的

当社は、提供を受けた特定個人情報等を、以下の目的で利用します。

(1) 取引先様の特定個人情報等
・不動産取引に関する支払調書作成事務
・報酬、料金、契約金及び賞金に関する支払調書作成事務

(2) 株主様の特定個人情報等
・配当及び剰余金の分配に関する支払調書作成事務

(3) 当社の従業員等の特定個人情報等

【税務】
・源泉徴収票作成事務
・扶養控除等（異動）申告書、保険料控除申告書兼給与所得者の配偶者特別控除申告書作成事務

【社会保険】
・健康保険・厚生年金保険届出、申請・請求事務
・雇用保険・労災保険届出、申請・請求、証明書作成事務

(4) 当社従業員等の配偶者及び親族等の特定個人情報等

【税務】
・源泉徴収票作成事務
・扶養控除等（異動）申告書、保険料控除申告書兼給与所得者の配偶者特別控除申告書作成事務

【社会保険】
・健康保険・厚生年金保険届出事務

3.安全管理措置に関する事項

当社は、特定個人情報等の漏えい、滅失又は毀損の防止その他の個人番号の適切な管理のために、別途「個人番号及び特定個人情報取扱規程」を定め、これを遵守します。

4.委託の取り扱い

当社は、特定個人情報等の取り扱いを第三者に委託することがあります。この場合、当社は、マイナンバー法及び個人情報保護法に従って、委託先に対する必要かつ適切な監督を行います。

5.継続的改善

当社は、特定個人情報等の取り扱いを継続的に改善するよう努めます。

6.特定個人情報等の開示

当社は、本人又はその代理人から、当該特定個人情報等に係る保有個人データの開示の求めがあったときは、次の各号の場合を除き、遅滞なく回答します。

・本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
・当社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
・法令に違反することとなる場合
特定個人情報等の開示に関するお問合せ、および質問苦情等は下記までお願いいたします。

制定日　2020年9月1日
改定日　2021年4月1日
南青山リアルエステート株式会社
代表取締役社長　田畑　亮

情報セキュリティ基本方針

南青山リアルエステート株式会社（以下「当社」といいます。）は、不動産を通じてお客様への良質なサービスの提供を持続させる上で、お客様や取引先よりお預かりした、または当社の企業秘密・個人情報等の情報を重要な資産を様々なセキュリティ上の脅威から守り、お客様ならびに社会からの信頼を常に得られるよう、以下の通り情報セキュリティ基本方針を定めます。

1.情報セキュリティ基本方針に基づく管理体制の整備・運営

当社は、経営者主導で組織的かつ継続的に情報セキュリティの改善・向上に努めます。

2.情報セキュリティの運用状況評価・継続的改善

当社は、情報セキュリティの維持及び改善のために組織を設置し、情報セキュリティ対策を社内の正式な規則として定めます。

3.法令、契約上の要求事項の遵守

当社は、事業活動で利用する情報セキュリティに関連する法令、規制、規範及びお客様との契約上のセキュリティ要求事項を遵守します。

4.情報セキュリティ強化のための教育・訓練の実施

当社は、情報セキュリティの重要性を従業員に周知徹底させるため、定期的な教育・訓練を実施し、セキュリティレベルの維持・向上に努めます。

5.違反及び事故への対応

当社は、情報セキュリティに関わる法令、規制、規範及びお客様との契約に関わる違反を確認した場合、就業規則等に基づき厳正に処罰します。また、情報セキュリティ事故が発生した場合、関係機関と連携し迅速な被害拡大の防止、復旧、再発防止策を講じます。

制定日　2020年9月1日
南青山リアルエステート株式会社
代表取締役社長　田畑　亮